Документооборот по ответственному хранению товаров
Торговые организации, выявившие расхождения при приемке товаров, составляют акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2). Унифицированная форма этого акта утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие)".
Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.
Акты по форме N ТОРГ-2 составляются на отечественные товары в четырех экземплярах отдельно по каждому поставщику на каждую партию товаров, поступившую по одному документу. После чего такие акты с приложенными к ним документами (счетами-фактурами, накладными и так далее) передаются в бухгалтерию организации под расписку для направления претензионного письма поставщику.
Организации, получившие материально-производственные запасы, для оформления приемки ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения, а также расхождения по ассортименту, применяют акт о приемке материалов (форма N М-7). Унифицированная форма этого акта утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".
Акт о приемке материалов также является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.
Следует отметить, что унифицированной формы документа, которым покупатель должен известить поставщика о наличии расхождений при приемке товаров, нет. Поэтому организации следует разработать форму такого документа самостоятельно.
Покупатель может хранить товар самостоятельно либо передать его на хранение специализированной организации-хранителю.
Общие положения по хранению, а также хранение на товарном складе регулируются гл. 47 "Хранение" ГК РФ.
Предположим, что организация для обеспечения ответственного хранения товаров передает их на хранение профессиональному хранителю.
Статьей 886 ГК РФ установлено, что по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности. Если одной из сторон договора является юридическое лицо, то согласно ст. 887 ГК РФ договор должен быть заключен в письменной форме.
Простая письменная форма договора считается соблюденной, если принятие товаров на хранение удостоверено выдачей поклажедателю:
- сохранной расписки, квитанции, свидетельства или иного документа, подписанного хранителем;
- номерного жетона, иного знака, удостоверяющего прием вещей на хранение, если такая форма подтверждения предусмотрена законом или иным правовым актом.
Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, каковым на основании ст. 907 ГК РФ признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.
Письменная форма договора хранения на товарном складе считается соблюденной, если заключение договора и принятие товара на склад в соответствии со ст. 912 ГК РФ удостоверены одним из документов:
- двойным складским свидетельством;
- простым складским свидетельством;
- складской квитанцией.
Помимо этих документов, операции по ответственному хранению товаров оформляются унифицированными первичными документами, применяемыми для отражения операций по передаче товаров на склад, а также операций по возврату товаров хранителем, утвержденными Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения".
Для учета приема-передачи товаров на хранение применяется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1). Акт составляется в соответствии с договором хранения представителями хранителя и поклажедателя в количестве экземпляров, определяемом в каждом конкретном случае.
Для оформления возврата поклажедателю товаров, принятых на хранение хранителем, применяется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3).
Акт составляется материально ответственным лицом хранителя по истечении срока хранения и возврате товаров. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остается у хранителя, другой передается поклажедателю. При возврате товарно-материальных ценностей также делается запись в журнале формы N МХ-2, о котором мы сказали выше. При получении товарно-материальных ценностей поклажедатель расписывается в журнале, чем подтверждает отсутствие претензий по количеству и качеству товаров, полученных от хранителя.