Документальное оформление и материальная ответственность на складе ответственного хранения
Российская компания закупает импортное оборудование для использования в качестве образцов. Оборудование переходит в собственность компании в момент погрузки на автотранспорт на складе поставщика-импортера. После прохождения таможни оборудование доставляется на склад на ответственное хранение (по договору со специализированной компанией). Погрузка, транспортировка, разгрузка производятся специализированной компанией. Оборудование учитывается в составе основных средств. Для использования в качестве образцов оборудование будет вывозиться с ответственного хранения уполномоченным сотрудником компании. После использования оборудование будет возвращено на склад на ответственное хранение. Выдача и возвращение образца со склада с ответственного хранения. Какие документы следует оформлять? Каким образом по документам можно отследить материальную ответственность за данный образец - основное средство?
Отношения сторон по договору хранения регулируются гл. 47 Гражданского кодекса РФ. Согласно п. 2 ст. 887 ГК РФ принятие хранителем вещи на склад ответственного хранения удостоверяется путем выдачи поклажедателю сохранной расписки, квитанции, свидетельства или иного документа с его подписью.
Унифицированные формы первичных документов по учету товаров в местах хранения, а также Указания по их применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66.
Хранитель и поклажедатель по каждой проведенной операции хранения должны оформлять акты о приеме-передаче (форма N МХ-1) и о возврате товарно-материальных ценностей (форма N МХ-3).
Передача имущества от поклажедателей хранителю оформляется актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1). Акт составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании договора хранения. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов, как правило, определяются договором.
При оформлении возврата товарно-материальных ценностей поклажедателю от организации-хранителя используют акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3). Данный документ составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя при возврате товарно-материальных ценностей поклажедателю.
Таким образом, выдача и возврат оборудования со склада с ответственного хранения сопровождается оформлением актов форм N N МХ-1 и МХ-3.
На период использования оборудования для демонстрации, равно как для того, чтобы получить его у организации-хранителя, нужно назначить приказом руководителя ответственное лицо (штатного работника компании-поклажедателя). В этом случае сотрудник ответственен:
- за хранение данного оборудования в период его использования в качестве образца;
- за своевременную передачу (получение) оборудования на ответственное хранение.
Соответственно, основными документами, по которым отслеживается материальная ответственность за оборудование, являются формы N N МХ-1 и МХ-3. По этим актам можно точно установить период, в течение которого оборудование находилось на ответственном хранении в специализированной организации. Равно как по указанным актам определяется период, в течение которого оборудование находилось в организации в качестве образца. При этом лицо, непосредственно ответственное за сохранность оборудования, а также уполномоченное сдавать и получать его из мест хранения, назначается приказом руководителя.